堅持數(shù)字化轉(zhuǎn)型，持續(xù)優(yōu)化會議管理，創(chuàng)新用“三個明確”推動會議管理取得良好效果。
樹理念，明確管理思路
明晰側(cè)重，開展分類管理。決策類會議指涉及重要事項研判決策的會議，對這類會議側(cè)重規(guī)范性管理，進一步完善會議制度、細化議事清單、優(yōu)化決策流程、健全督辦臺賬。
部署類會議指以傳達部署工作為目的，對這類會議側(cè)重制度約束，加強對會議預(yù)算、時長、規(guī)模、形式等具體的約束，會前下發(fā)材料，會后強化落實，切實提升傳達部署質(zhì)量。
研討類會議是干部員工溝通交流的有效方法，對這類會議側(cè)重效率提升，以解決實際問題為目的。
全面覆蓋，開展分級管理。辦公室牽頭搭建交流平臺，構(gòu)建三級、四級單位可直接參與的扁平化交流模式，第一時間發(fā)現(xiàn)存在的問題并及時向上級單位反饋。同時，明確各級單位僅向下一級提出指導(dǎo)意見，避免跨級指導(dǎo)。
橫向?qū)?，開展分區(qū)管理。綜合考慮職責(zé)定位、業(yè)務(wù)范圍、人員規(guī)模等情況，將二級單位分為7個工作組，按區(qū)域制定差異化管理目標和落實舉措。
優(yōu)方法，明確工具手段
持續(xù)推廣無紙化會議系統(tǒng)。自主研發(fā)了基于移動端的無紙化系統(tǒng)，具有會議材料一鍵上傳、點對點分發(fā)、歷史會議回看、記錄自動生成等功能，既便于參會人員查看文件，又大大減輕會務(wù)組織的工作量。
持續(xù)優(yōu)化視頻會議系統(tǒng)。視頻分會場雖實現(xiàn)了遠程參會，但仍要求參會者在本地集中。每次召開視頻會議均有參會者無法前往分會場集中參會的情況。為此，將自研的會議系統(tǒng)與傳統(tǒng)高清視頻會議系統(tǒng)實現(xiàn)物理打通，既支持集中會議室視頻接入，又支持個人終端無時空限制接入。
立標準，明確復(fù)用模式
形成標準化流程。標準化的流程可降低因人員變動造成的臨時性管理缺位風(fēng)險。我們將會議管理關(guān)鍵點規(guī)范化，形成“申請、通知、組織、召開、傳達、復(fù)盤”的標準化工作流程，管理人員只需登錄會議系統(tǒng)即可按流程、按要求開展管控，降低管理風(fēng)險。
形成可推廣模式。將會議管理的好經(jīng)驗、好做法，總結(jié)形成了6種會議場景模板，供各級單位使用，并總結(jié)提煉工作模式向外部輸出。
